Strokenplanning

Inleiding
Met een strokenplanning maak je vooraf een chronologisch overzicht van de aanpak van een project. Activiteiten, fasering, inzet, deadline, oplevermomenten van tussenresultaten en definitie van op te leveren tussen- en eindresultaten worden op overzichtelijke wijze in beeld gebracht, zodat deze planning gedurende het hele project gebruikt kan worden om de tijdslijn te controleren.

Toepassing
– Bepaal begin- en einddatum (kick-off en deadline) van het project

– Wie zijn de projectteamleden en wat is hun totale inzet (uren)

– Deel het project op in fases (bijv.: onderzoek en analysefase, ideefase, conceptfase, materialiseringsfase, …)

– Wat zijn de tussentijdse oplevermomenten (milestones)

– Wat wordt er op die milestones opgeleverd (deliverables)?

– Definieer de activiteiten per fase (bijv.: ideefase: brainstormen, inspiratieposter maken, ideeschetsen, morfologische kaart maken)

– Bepaal wie welke activiteit uitvoert en maak een inschatting van de benodigde uren (bijv.: brainstormen: allen, 2 x 1 uur; inspiratieposter maken: Piet en Jan, 3 uur)

– Controleer de benodigde tijd voor alle activiteiten: past deze in de beschikbare, ingeplande tijd?

– Zo nodig milestones opschuiven en/of inzet verhogen.

– Zet alles overzichtelijk in een tijdsrooster; activiteiten links, gegroepeerd per fase en de tijdslijn bovenin langs de x-as. Je kunt dit bijv. met excel uitvoeren – er bestaat ook specifieke planning-software.

– De tijdsduur van een activiteit wordt gevisualiseerd door de lengte van stroken.

– Bepaalde activiteiten kunnen elkaar overlappen / parallel lopen; sommige daarentegen moeten afgerond zijn voor een andere kan starten

– Houd rekening met vakanties, feestdagen, eventuele andere projecten / bezigheden

Resultaat
Een goed overzicht van de beschikbare tijd, eventuele achterstand, naderende oplevermomenten, bottle-necks en deliverables gedurende het hele project. Wel goed zichtbaar ophangen in de projectruimte en regelmatig controleren!