Doel

Met een strokenplanning maak je vooraf een chronologisch overzicht van de aanpak van een project. Activiteiten, fasering, inzet, deadline, oplevermomenten van tussenresultaten en definitie van op te leveren tussen- en eindresultaten worden op overzichtelijke wijze in beeld gebracht, zodat deze planning gedurende het hele project gebruikt kan worden om de tijdslijn te controleren.

Beschrijving

  • Bepaal begin- en einddatum (kick-off en deadline) van het project
  • Wie zijn de projectteamleden en wat is hun totale inzet (uren)
  • Deel het project op in fases (bijv.: onderzoek en analysefase, ideefase, conceptfase, materialiseringsfase, …)
  • Wat zijn de tussentijdse oplevermomenten (milestones)
  • Wat wordt er op die milestones opgeleverd (deliverables)?
  • Definieer de activiteiten per fase (bijv.: ideefase: brainstormen, inspiratieposter maken, ideeschetsen, morfologische kaart maken)
  • Bepaal wie welke activiteit uitvoert en maak een inschatting van de benodigde uren (bijv.: brainstormen: allen, 2 x 1 uur; inspiratieposter maken: Piet en Jan, 3 uur)
  • Controleer de benodigde tijd voor alle activiteiten: past deze in de beschikbare, ingeplande tijd?
  • Zo nodig milestones opschuiven en/of inzet verhogen.
  • Zet alles overzichtelijk in een tijdsrooster; activiteiten links, gegroepeerd per fase en de tijdslijn bovenin langs de x-as. Je kunt dit bijv. met excel uitvoeren – er bestaat ook specifieke planning-software.
  • De tijdsduur van een activiteit wordt gevisualiseerd door de lengte van stroken.
  • Bepaalde activiteiten kunnen elkaar overlappen / parallel lopen; sommige daarentegen moeten afgerond zijn voor een andere kan starten
  • Houd rekening met vakanties, feestdagen, eventuele andere projecten / bezigheden

Tijd

Minimaal 2 uur, maximaal 8 uur

Resultaat

Een goed overzicht van de beschikbare tijd, eventuele achterstand, naderende oplevermomenten, bottle-necks en deliverables gedurende het hele project. Wel goed zichtbaar ophangen in de projectruimte en regelmatig controleren!

Links

Boek: Project management – Roel Grit

Tekst: Nico Smeenk